Cos'è la
gestione della conoscenza
Un'impresa
non è una macchina,
se non un organismo vivente. Il suo sangue è
l'informazione, la sua linfa la conoscenza.
Attraverso la gestione della conoscenza, si riconoscono
i metodi e le risorse di software che permettono
l'organizzazione, la condivisione e la
capitalizzazione della conoscenza d'impresa, dell'attività economica.
Il knowledge management si occupa degli aspetti
critici dell'adattamento, della sopravvivenza e della
concorrenza tra le organizzazioni di fronte al
cambiamento ambientale sempre più discontinuo.
Questo incarna le capacità di elaborazione delle
tecnologie dell'informazione dell'organizzazione, e
la capacità creativa ed innovativa degli essere
umani.
La GC cerca di fare il miglior uso della
conoscenza esistente nell'organizzazione, creando
nuova conoscenza, incrementando così la conoscenza della
realtà e la comprensione nel processo.
La GC in un'impresa si occupa delle strategie, processi e
tecnologie per accaparrare, immagazzinare condividere e assicurare la
comprensione, la conoscenza profonda e la propria identità dell'impresa. La GC in un'impresa è fortemente collegata al
vantaggio competitivo, all'innovazione e all'agilità. La conoscenza è un
processo (considerato da alcuni "di molteplici strati e dalle molte
sfaccettature", che comprende la cognizione, le azioni e le risorse), il knowledge management
è un concetto ed è un processo. La conoscenza è accumulata nel cervello individuale
o codificata nei processi, documenti, prodotti, servizi, impianti e sistemi
dell'organizzazione.
Di conseguenza, per poterla gestire, la conoscenza deve
essere registrata, e deve essere rappresentata.
La GC da priorità al modo nel quale la gente costruisce ed
utilizza la conoscenza. Questo deriva delle idee sui sistemi complessi,
spesso facendo uso di metafore organiche per descrivere l'aumento della
conoscenza. E' strettamente relazionato con l'innovazione e l'apprendimento
organizzativo continuo. Riconosce che l'apprendimento e le azioni sono più
importanti per il successo dell'impresa che la disseminazione e l'imitazione.
Secondo Bukowitz e Williams (1999), la gestione della conoscenza
è un "processo attraverso il quale l'organizzazione genera ricchezza partendo
dal suo patrimonio intellettuale o dalle attività basate sulla conoscenza".
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Un
argomento fondamentale della gestione della conoscenza è
la conoscenza tacita
Generalmente, si distingue chiaramente
l'informazione tangibile dell'impresa, contenuta nelle
basi dati o nei documenti (stampati o digitali) dall'informazione
intangibile che procede dalla conoscenza, dal know-how e
dall'esperticità del personale dell'impresa (alla
quale si fa riferimento come "capitale immateriale");
in termini cognitivi: "conoscenza tacita".
In effetti, le risorse
umane di un'impresa costituiscono la
forza, la reattività e il dinamismo o, più precisamente
il lavoro sinergico di tutto il personale. Il termine "intelligenza
collettiva",
che è sempre più citato nella letteratura
scientifica, evidenza il fatto che la buona riuscita
di un'impresa dipende principalmente della possibilità
di disporre dell'informazione rilevante nel momento
preciso.
La gestione della
conoscenza è multiforme e ha diversi obiettivi.
La GC coinvolge il personale dell'impresa
e si sostenta vagamente sul sistema d'informazione
d'impresa (conoscenza esplicita). In poche parole, cerca
di identificare e valorizzare il capitale cognitivo
dell'impresa.
Incorporare la conoscenza
tacita in tecnologie e decisioni richiede dirigenti che
si sentano a loro agio con le immagini e i simboli, come
per esempio con la rappresentazione della conoscenza.
Il progetto
di gestione della conoscenza
Con l'attuale livello di sviluppo delle
tecnologie dell'informazione e delle comunicazioni,
l'effetto inverso può essere la sovrainformazione, a
volte qualificata come "contaminazione informativa",
che realmente è oppressione testuale o di dati": "il
sovraccarico informativa brucia ed esaurisce
l'informazione"!
L'obiettivo di un progetto di gestione della conoscenza
è, in conseguenza, identificare, capitalizzare e
valorizzare il capitale intellettuale dell'impresa,
coinvolgendo tutto il personale. Un progetto di
gestione
della conoscenza è articolato in fasi, frequentemente
conosciute come il "circolo
virtuoso della gestione della conoscenza":
1)
localizzazione della conoscenza (identificandola alla fonte),
2)
preservazione della conoscenza (in un "deposito" di conoscenza,
presumibilmente in uno strumento per la gestione della
conoscenza),
3) valorizzazione della conoscenza,
4)
formalizzazione e condivisione della conoscenza.
Iniziare un progetto di
gestione della conoscenza evidenzia una
convinzione profonda, più che un puro calcolo
finanziario, e generalmente deve essere appoggiato dalla
dirigenza, senza il quale il progetto non decollerebbe
nemmeno (crollerebbe prima).
Di fatto, il progetto non
può ridursi all'installazione di un sistema
d'informazione documentario (come credono in tanti) in
una rete o sistema collaborativo di qualunque tipo. E'
una cosa molto diversa.
Alcune
attività nel lavoro di gestione della conoscenza:
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Creare sistemi e/o processi in
correlazione per assistere le persone (dirigenti, studenti,
impiegati...) nella creazione e trasferimento della
conoscenza da un'entità all'altra.
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Creazione di basi di conoscenza -
migliori prassi, processi, liste di esperti,
intelligenza di mercato, rappresentazioni di
processi, ecc.
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Gestione attiva di processi - raccolta,
classifica, strutturazione, immagazzinamento della
conoscenza.
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Sviluppo di centri di conoscenza -
punti focali per
le capacità cognitive e facilitazione del flusso
della conoscenza.
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Introduzione delle tecnologie di
collaborazione - server cognitivi per l'accesso
veloce alla conoscenza.
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Organizzazione delle comunità di
pratica - reti di esperti che collaborano superando
i limiti funzionali e geografici
dell'organizzazione.
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Creando una struttura logica e
sviluppando un sistema di apprendimento che
permetta il perfezionamento continuo. Accaparrare
la conoscenza per conquistare il potere. |
La gestione della conoscenza può
essere in qualche misura costosa,
ma non sapere è ancora più costoso!
La gestione della conoscenza da
più benefici utilizzando reti semantiche piuttosto che modelli,
più dai
mercati che dalle organizzazioni gerarchie.
Un altro
aspetto importante è la gestione dei processi
I progetti di gestione
della conoscenza si focalizzano sull'organizzazione,
caratteristiche e attività dello staff
(normalmente gestita nel contesto della Gestione delle
Risorse Umane GRU - HRM), nella costruzione
di depositi delle migliori pratiche o di quelle testate. C'è una connessione molto stretta (e
spesso omessa) tra la gestione della conoscenza e i
processi d'ingegneria e di amministrazione, fondendoli
in un'architettura unica, olistica e consistente, che, deve avere un impatto positivo nell'intelligenza
imprenditoriale, poiché il beneficiario primario delle
pratiche della gestione della conoscenza è
l'insieme dei
processi di gestione.
Di fatto, reciprocamente, qualunque sforzo di
progettazione dei processi comprende anche una
dimensione di gestione della conoscenza, che lo staff
creerà automaticamente per usare quella conoscenza
stessa.
La maggioranza degli "affari" contengono processi
che sono: di lunga durata,
molteplici e asincronici, e che
includono dati, informazione e conoscenza. E'
sintomatico che quando un processo d'impresa si ferma, a
volte con un stridente cigolio è perché si cerca, si crea o
si aggiorna conoscenza.
Quando i processi
d'impresa non vengono documentati, né si descrivono,
per gli ingegneri dei processi diventa molto difficile.
Conoscenza
esplicita
La conoscenza esplicita
(o meglio ancora: "informazione") può essere una risorsa
d'ingresso alla pratica della gestione della conoscenza,
un riferimento. La conoscenza tacita, difficile da
ottenere ed immagazzinare, comprende le idee, le
capacità, l'esperticità, le padronanze... che si trovano
nelle nostre preziose menti, che si sviluppano nella
misura che si immergono nel flusso delle attività di
lavoro. Una buona condivisione della conoscenza
esplicita non è semplice, ma identificare, estrarre,
condividere e approfittare della conoscenza tacita è
un'impresa estenuante. Calcolare il suo ROI corrisponde a
trovare un misuratore o manometro per misurare
l'immateriale.
La gestione
di progetti con la gestione della conoscenza
Nella gestione dei
progetti, per esempio, è possibile osservare
l'evoluzione delle fasi relative alle differenze fra
costi stimati e costi reali, non nel livello
d'innovazione.
Gli obiettivi
dell'applicazione delle strategie e tecnologie della
gestione della conoscenza sono la riduzione delle rese,
delle cause legali e della mancanza di qualità; la
stimolazione alla crescita costante, la maggiore
competitività, il costante adattamento al cambiamento. E' difficile riconoscere
la proporzione dei
profitti che può apportare la gestione della
conoscenza, ma
sappiamo che solo attraverso la gestione della
conoscenza possono essere prodotti degli utili.
La condivisione
della conoscenza (tacita)
È di fondamentale
importanza distribuire l'informazione, e stimolarne la sua
condivisione. La conoscenza non condivisa è un rischio
industriale.
Un caso classico: una persona che lavora da sola in
un'impresa sparisce (muore, va in pensione, se ne va con
un concorrente). E' molto pericoloso lasciare in mano
determinate conoscenze ad una sola persona. Non importa
se si tratta di personale qualificato, o dirigenziale;
se un gruppo di capomastri (a.e. della
stessa età) va via dalla fabbrica, procura all'azienda
un grosso disagio. A
volte le perdite risultanti da una non-decisione (o da
un non-investimento) non hanno prezzo.
I pensionamenti
anticipati e la mobilità della forza lavoro portano a
perdite di conoscenza.
Troppo spesso, predomina
una
conoscenza con molti punti di vista invece che
"miglior pensiero" collettivo. La conoscenza
collettiva è la più importante, è
disponibile, ma non si usa molto. La conoscenza
nell'impresa deve essere rintracciabile e
riutilizzabile.
Senza necessità di fare
troppi calcoli, dedicando qualche tecnologia, e coinvolgendo parte del personale, i benefici di questa
attività sembrano incalcolabili.
Aree
di applicazione |
Anche se le tecniche della
gestione della conoscenza possono essere
applicabili a qualunque funzione dell'impresa,
il maggiore interesse si applica attualmente
alla conoscenza tacita, alla gestione di
processi, alle capacità fondamentali, nella
gestione delle Risorse Umane. alla globalizzazione, alla R&D, al marketing y alla
ERP.
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La maggior parte del nostro
apprendimento
(incirca l'80%)
avviene informalmente, e mentre la maggior parte
delle attività di addestramento dipartimentale sono
orientate alle cose più ovvie, le strategie della
gestione della conoscenza si orientano anche
all'apprendimento informale, offuscando la
distinzione tra "apprendimento e sviluppo"
e la gestione della conoscenza. Nella misura in cui
le organizzazioni si rendono conto che la teoria e
pratica della loro gente (la loro proprietà
intellettuale) è quello che determina la differenza.
Questo significa che debbono dotare di struttura e
supporto contestuale ai loro sistemi d'informazione
per veramente potenziare il suo valore e anche
cogliere l'opportunità di apprendimento informale,
costruire una cultura dell'apprendimento ottimamente
integrata.
Un altro
aspetto principale nella gestione della conoscenza è la
complessità del sistema
-
Le
frontiere del sistema no sono definite. Il criterio
di frontiera si basa di norma sui bisogni e opinioni
dell'osservatore, non sono una proprietà del
sistema. La complessità dell'ambiente si incrementa.
Perché l'impresa continui, è necessario che
l'organizzazione apprenda il sufficiente sul
contesto e utilizzi quella conoscenza per cambiare
opportunamente il proprio comportamento.
-
I
sistemi complessi sono non-lineari. Le
relazioni semplici di causa-effetto tra gli elementi
sono poco frequenti. Un piccolo stimolo può causare
un grande effetto, o non avere effetto in assoluto.
-
La complessità
in un sistema è distribuita. Un unico elemento specifico non
sa cosa avviene in tutto il sistema. La complessità
del sistema si crea a partire dalle relazioni tra
gli elementi e, come risultato, nessun elemento nel
sistema è in grado di controllarlo come un tutto.
-
In un sistema
complesso, le relazioni tra gli elementi sono di
corta distanza, ossia, l'informazione arriva dagli
elementi più vicini. La ricchezza delle connessioni
significa che le comunicazioni passeranno attraverso
il sistema, però molto probabilmente saranno
modificate a loro passo.
-
Un'organizzazione è
un sistema aperto. I sistemi aperti sono sistemi
complessi, che ricevono informazione materiale ed
energia dal ambiente esterno, trasformano quelle
risorse in conoscenza, processi e strutture che
producono beni e servizi. Dovuto a questo, i sistemi
complessi non sono in equilibrio; nonostante
l'apparente stabilità, il sistema sta cambiando
costantemente.
I prodotti e servizi
crescono in complessità, dotandosi di una componente
significativa d'informazione.
La gestione della conoscenza è fondamentale per
gestire il cambiamento e l'innovazione
I cambiamenti nel personale, nei metodi
di lavoro, i cambiamenti del mercato, nelle nuove
tecnologie, la concorrenza, cambiamenti ed innovazione
nei prodotti.
Risultato dell'utilizzo dei metodi
e delle strategie
della gestione della conoscenza |
L'applicazione
dei metodi della gestione della conoscenza
sviluppa la globalizzazione, perfeziona i
sistemi di lavoro e razionalizza e
semplifica i processi; stimola lo sviluppo di
sistemi effettivi e ha un'incidenza nella
riduzione dei costi.
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Incremento
della produttività |
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Migliore posizione sul
mercato |
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Migliore
utilizzo dei talenti del personale. |
Gli utenti della
tecnologia, dei metodi e delle strategie della
GC sono le organizzazioni che vogliono crescere,
non quelle che vogliono solo sopravvivere.
Per sapere COSA,
è necessario informazione (conoscenza
esplicita), per sapere
PERCHÉ e
COME, si necessita
conoscenza, gestione della conoscenza.
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L'organizzazione che apprende |
Nell'organizzazione che
apprende tutti apprendono, ognuno insegna ed
è oggetto d'insegnamento, ognuno allena ed è a
sua volta allenato.
Se due corporazioni "della
conoscenza" hanno lo stesso potenziale
intellettuale, la caratteristica primaria che li
differenzia è il fatto di quale delle due impara
più rapidamente.
L'organizzazione che apprende condivide molte
proprietà fondamentali con la persona che
apprende: la percezione, la memoria, la motivazione, l'interpretazione (ossia, apprendere/non apprendere):
il comportamento adattabile inizia un nuovo
ciclo di apprendimento nel processo della presa
di decisioni nell'organizzazione.
I mercati sono ogni volta più competitivi e la
velocità dell'innovazione aumenta costantemente. |
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Descrizione delle capacità di Knowledge Master e di
Knowledge Server
Essendo la conoscenza tacita
(“la
conoscenza da gestire”)
una costruzione della mente umana (costituita
da concetti/idee relazioni e categorie),
le basi di conoscenza concettuale di KM
(un'estensione tecnologica dell'approccio delle reti
semantiche)
sono ideali per la rappresentazione strutturale e la
gestione della conoscenza nell'impresa.
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Utilizzare strutture cognitive
facilita il ricupero e l'aggiornamento delle basi di
conoscenza attraverso i punti chiave.
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Gli aspetti cognitivi possono essere
descritti in dettaglio. |
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Le basi di conoscenza multistrati
permettono la costruzione di basi di conoscenza
quasi illimitate, aggiungendo un'ulteriore
precisazione cognitiva. |
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Una base di conoscenza di KM può
essere utilizzata come interfaccia cognitiva ad un
sistema documentario, associando i documenti fisici. |
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Le basi di conoscenza di KM possono
essere connesse ad Internet.
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Come piattaforma di collaborazione
cognitiva in tempo reale, permette il lavoro di
gruppo, con video conferenza e messaggeria
istantanea integrate. |
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Molte funzioni di ricerca permettono
di trovare qualunque cosa nei contenuti e nelle
strutture cognitive, facilitando il ragionamento e
la presa di decisioni. |
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La identificazione ed il
riconoscimento dei percorsi permettono le
descrizioni e le spiegazioni concettuali. |
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Riconoscimento automatico
dell'importanza. |
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Una base di conoscenza può essere
esportata a molti formati esterni (documenti,
rapporti, strutture di interscambio tali come XML,
ecc.) per il loro riutilizzo.
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I benefici di utilizzare "Knowledge Master" e "Knowledge Server"
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Scoprire i problemi reali dietro nomi
ed etichette utilizzando funzioni evolute di analisi. |
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Scoprire approcci svariati e
comprensioni diverse. |
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Utilizzare metodi, strumenti e
processi della gestione della conoscenza.
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Creazione veloce di prototipi. |
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Brainstorming.
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Esplorare situazioni.
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Reazione tempestiva ai cambiamenti.
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Utilizzare uno strumento evoluto di
appoggio alle decisioni: approfondire nel pensiero
critico. |
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Ridurre la complessità e perfezionare
il pensiero critico. |
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Sviluppare una rappresentazione o
descrizione, un modello. |
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Ragionare su un modello è più
semplice che ragionare sulla cosa reale. |
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Mantenere l'attenzione sui punti
focali nelle riunioni. |
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Sviluppo di strategie, risoluzione di
conflitti, analisi della concorrenza, organizzazione
di progetti. |
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Strutturazione, descrizione,
documentazione e gestione di progetti. |
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Rendere esplicite le interdipendenze. |
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Identificazione di rischi. |
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Brainstorming
strutturato. |
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Liberare la creatività. |
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Ottenere rapporti testuali.
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Aggiungere significato con
la categorizzazione. |
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Stampa in diversi modi
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Presa di decisioni informata. |
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Facilitare la comunicazione fra
gruppi, vedere le conseguenze positive e negative di
un'azione. |
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Scoprire i presupposti principali e
le aree di conflitto. |
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Importare/esportare da/verso XML e XTM.
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Sviluppo di prodotti. |
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L'apprendimento permanente è
obbligatorio, questi sono anche strumenti per
l'apprendimento permanente! |
L'effetto dei metodi della
gestione della conoscenza nell'impresa è un valore
aggiunto e
si misura in denaro, anche se non è una
voce nel bilancio.
Il knowledge management non è una
moda, ma uno strumento che permette di
incrementare le "entrate" dell'impresa!
Riferimenti:
Bukovitz, Wendi R., & Williams, Ruth L, (1999). The
Knowledge Management Fieldbook. London: Pearson
Education Limited.
:: Pagine di approfondimento ::
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