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L'utilizzo delle tecniche della gestione della conoscenza nella gestione progetti con Knowledge Master (KM) - Project Management Body of Knowledge

Knowledge Master Corporation e Logical Media SRL presentano il corso "Gestione della Conoscenza nelle Organizzazioni- l'impresa
 

L'amministrazione di progetti e la gestione della conoscenza

La gestione progetti non è parte integrale della gestione della conoscenza, anche se è uno dei suoi tributari privilegiati d'informazione. L'amministrazione di progetti di gestione della conoscenza trova in Knowledge Master uno strumento adeguato per la gestione della conoscenza nelle organizzazioni di qualunque entità, fondamentalmente nell'impresa. Oltre il vantaggio di disporre  di un sistema di controllo, si ottengono i benefici di un sistema integrale di gestione. La "conoscenza e i suoi progetti", il che significa utilizzare un linguaggio per spiegare il linguaggio stesso.

Molti degli analisi tipici della business intelligence proposti nei modelli installati da Knowledge Master possono essere utilizzati nell'analisi e gestione progetti. Anche se la maggioranza dei sistemi e strategie disponibili per il controllo progetti omette l'utilizzo di queste risorse, è dimostrato che la loro inclusione è altamente benefica e porta a risultati strategici per l'organizzazione. I progetti non sono mai esenti di rischi, si tratti di un progetto in un'impresa, in un'organizzazione di servizi, o senza scopo di lucro o di un progetto personale.


Per quanto si riferisce a struttura, necessità di analisi, gestione e operatività, entrate e uscite, i progetti per la gestione della conoscenza non differiscono in niente dai frequenti progetti di organizzazione, investimenti, costruzione o sviluppo. Un importante contributo de la nostra tecnologia alla gestione progetti, è l'inclusione delle strategie della business intelligence nella gestione progetti.

 

Knowledge Master: le mappe cognitive nella gestione della conoscenza e dei progetti

Le mappe cognitive di Knowledge Master costituiscono la risorsa ideale per la Gestione della Conoscenza, forniscono al gestore della conoscenza un'interfaccia grafica che permette l'osservazione e facilita la percezione e manipolazione diretta dell'organizzazione del progetto e delle sue sequenze, funzioni cognitive, funzioni di ricerca semantica e sui dati, modelli per la business intelligence e la possibilità di gestione dei contenuti. Il fatto che la struttura di un progetto sia costituita da un'organizzazione di attività, dalle relazioni tra di esse e i valori corrispondenti, associa spontaneamente l'utilizzo delle mappe cognitive tanto alla gestione della conoscenza quanto alla gestione di progetti.

Queste sono precisamente le funzioni di cui ha bisogno l'amministratore di progetto, che in Knowledge Master vengono integrate con l'associazione delle inevitabili tabelle di dati all'organizzazione logica e grafica del progetto. La struttura di queste tabelle è definita dall'amministratore.
Lo stesso che nella gestione della conoscenza, l'amministratore di progetto può personalizzare le sue tabelle con i tipi di dati che desideri. In questo modo si ottiene un'associazione strategica di conoscenza e dati, utilizzabile in più di un'applicazione dell'organizzazione o impresa.

È difficile trovare un settore di attività (dalle imprese alle scuole elementari e le biblioteche) nel quale non si facciano progetti, che sempre richiedono analisi, organizzazione e controllo e consumano tempo e risorse umane, materiali e finanziarie. Una caratteristica importante nell'organizzazione dei progetti è la tempistica, uno degli obiettivi più importanti del controllo. Molte delle funzioni incluse in Knowledge Master (v. 13.0) hanno questo orientamento. L'efficienza di un'organizzazione dipende molto dalla sua efficacia nelle gestione progetti. Dopotutto, quasi tutte le attività di un'organizzazione possono essere considerate "progetti".

Oltre all'aumento dell'efficacia, una corretta gestione di progetti permette di risparmiare tempo, risorse umane e denaro.

Knowledge Master fornisce le funzioni che risolvono i problemi della gestione di progetti:

  • Classificazione degli elementi del progetto. Questo facilita la selezione dei gruppi di elementi e dei dati sui quali realizzare ricerche e calcoli. Le classi possono possono essere graficamente identificabili, per una più rapida percezione.
  • Con Knowledge Master è possibile utilizzare dimensioni (livelli). Organizzandolo in livelli, un progetto può avere qualunque misura, e tenerlo sempre "a vista".
  • Ricerche sui campi specifici.
  • Calcoli numerici sui singoli dati o colonne. Realizzare calcoli cambiando i valori del progetto facilita la verifica delle alternative nel progetto, una sorta di simulazione dinamica. Cosa accadrebbe se il valore del dato X fosse...?
  • Analisi dei dati con le più comuni funzioni statistiche.
  • Creazione del cronogramma di progetto con diverse opzioni di precisione.
  • Esportazione del "progetto" ai principali formati d'interscambio quali XML, HTML o testo.
  • Esportazione delle tabelle di dati al formato CSV (accettato anche da Excel e da tutti i sistemi per basi di dati).
  • Identificazione, selezione e valorizzazione di percorsi nella rete di attività del progetto.
  • Acceso a basi di dati ODBC.
  • Creazione dell'organizzazione del progetto in modo interattivo o da diversi formati quali XML o testo strutturato.
  • Creazione dell'organizzazione del progetto da un modello generico di progetto già contenuto in Knowledge Master e che può essere adattato ai bisogni particolari del progetto.

Una mappa di esempio sul controllo di un progetto con Knowledge Master è scaricabile nella pagina di Mappe di esempio

L'esempio grafico dell'integrazione attiva di conoscenza e dati.

A chi risulta utile la gestione progetti con Knowledge Master?

  • Alle organizzazioni.
    • All'impresa, per progetti convenzionali (costruzione, ecc.) e di gestione della conoscenza.
    • All'organizzazione non lucrativa di utilità sociale (ONLUS).
    • Alle biblioteche e centri d'informazione.
  • Ai gruppi di consulenti, con progetti propri o dei loro clienti.
  • Agli specialisti e professionisti.
  • È molto utile a scuole e università che presentano materie relazionate con la gestione di progetti o di organizzazioni.
  • A chiunque debba analizzare, organizzare e controllare progetti en generale.

Knowledge Master ed il Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

Il Project Management Body of Knowledge è una collezione di processi e aree di conoscenza accettate in generale come "migliore prassi" nella disciplina di gestione progetti. Essendo uno standard riconosciuto (IEEE Std 1490-2003), fornisce le basi per la gestione progetti, indipendentemente dal tipo di progetto, sia di costruzione, di software, d'ingegneria, industriale, ecc.

PMBOK riconosce  5 gruppi di processi basilari e 9 aree cognitive tipiche di quasi tutti i progetti:

I 5 gruppi di processi basilari secondo la loro posizione nel ciclo vitale di un progetto sono:

  1. Iniziazione di processi

  2. Pianificazione di processi

  3. Esecuzione di processi

  4. Monitoraggio e Controllo di processi

  5. Chiusura di processi

I processi si sovrappongono ed interagiscono attraverso il progetto o attraverso le su fasi. I processi vengono descritti in termini di:

  • Ingressi (documenti, piani, schemi, progetti, ecc).

  • Strumenti, Tecniche e Tecnologie (i processi e meccanismi applicati agli ingressi)

  • Uscite (documenti, prodotti, ecc).

Le nove aree di conoscenza omogenee sono:

  1. Gestione di Integrazione del progetto, orientata a mantenere una visione olistica della pianificazione, esecuzione e controllo del progetto nel suo insieme.

  2. Gestione della Portata del Progetto, orientato alla gestione dei requisiti del progetto

  3. Gestione dei Tempi del Progetto

  4. Gestione del Costo del Progetto, orientato alla pianificazione e controllo dei costi

  5. Gestione della Qualità del Progetto, orientata alla Pianificazione, Gestione e Controllo della Qualità

  6. Gestione delle Risorse Umane del Progetto

  7. Gestione della Comunicazione all'interno del Progetto

  8. Gestione dei Rischi nel Progetto

  9. Gestione degli Acquisti per il Progetto

Ognuna delle aree cognitive contiene alcuni o tutti i processi della Gestione del Progetto: Pianificazione degli Approvvigionamenti, Selezione delle fonti, Contratti, ecc.

Una buona parte del PMBOK è esclusiva della Gestione Progetti. Alcune aree si intersecano con aree dell'amministrazione generale e di altre discipline della Gestione: (Pianificazione, Organizzazione, Gestione del Personale, Controllo di Processi e di Operazioni, Comportamento dell'Organizzazione, ecc.


Come Knowledge Master facilita l'applicazione dei principi del Project Management Body of Knowledge (PMBOK) alla Gestione Progetti.

» Knowledge Master permette di descrivere i processi in forma grafica, stabilendo le precedenze e forme di comunicazione tra operazioni del processo, e tra operazioni di diversi processi, e così tra processi.

» Le possibilità di strutturare tutto il progetto in dimensioni (strati) permette di creare un'organizzazione unica nella quale è possibile integrare:

  • tutti i gruppi di processi basilari

  • tutte le aree di conoscenza

» Ogni attività di progetto o operazioni di processo può avere associati attributi (valori) numerici, di date, letterali, e logici.

» Tutti gli attributi possono essere utilizzati in calcoli e ricerche.

» Knowledge Master offre un'interfaccia operativa aperta, personalizzabile, illimitata, disposta per i tipi di progetto più diversi.

» Tutta la documentazione del progetto e dei processi può essere associata ai nodi corrispondenti, per ottenere un deposito documentario strutturato alla misura del processo, operazione o progetto.

» Le possibilità di esportare i contenuti ai formati d'interscambio più frequentemente usati, facilitano la riutilizzazione dei dati e della conoscenza di tutto il progetto in altri programmi.


Knowledge Master offre anche nel suo aiuto contestuale una guida sull'iniziazione di un progetto ed un glossario specializzato, che sono sicuramente utili tanto all'amministratore esperto quanto al principiante.

KM è autonomo, non ha bisogno della presenza di altri programmi per l'esecuzione di queste funzioni.

Gli utenti della licenza enterprise di Knowledge Master usufruiscono di un servizio specializzato di consulenza per l'amministrazione di progetti.

 
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