Knowledge Master: le mappe cognitive nella
gestione della conoscenza e dei progetti
Le mappe cognitive di Knowledge Master costituiscono
la risorsa ideale per la Gestione della Conoscenza, forniscono al gestore
della conoscenza un'interfaccia grafica che permette
l'osservazione e facilita la percezione e
manipolazione diretta dell'organizzazione del
progetto e delle sue sequenze, funzioni cognitive,
funzioni di ricerca semantica e sui dati, modelli
per la business intelligence e la possibilità di
gestione dei contenuti. Il fatto che la struttura di
un progetto sia costituita da un'organizzazione di
attività, dalle relazioni tra di esse e i valori
corrispondenti, associa spontaneamente l'utilizzo
delle mappe cognitive tanto alla gestione della
conoscenza quanto alla gestione di progetti.
Queste sono precisamente le funzioni di cui ha
bisogno l'amministratore di progetto, che in Knowledge Master vengono integrate con
l'associazione delle inevitabili tabelle di dati all'organizzazione logica
e grafica del
progetto. La struttura di queste tabelle è definita
dall'amministratore.
Lo stesso che nella gestione della conoscenza,
l'amministratore di progetto può personalizzare le
sue tabelle con i tipi di dati che desideri. In
questo modo si ottiene un'associazione strategica di
conoscenza e dati, utilizzabile in più di
un'applicazione dell'organizzazione o impresa.
È difficile trovare un
settore di attività (dalle imprese alle scuole
elementari e le biblioteche) nel quale non si
facciano progetti, che sempre richiedono analisi,
organizzazione e controllo e consumano tempo e
risorse umane, materiali e finanziarie. Una
caratteristica importante nell'organizzazione dei
progetti è la tempistica, uno degli obiettivi più
importanti del controllo. Molte delle funzioni
incluse in Knowledge Master (v. 13.0) hanno questo
orientamento. L'efficienza di un'organizzazione
dipende molto dalla sua efficacia nelle gestione
progetti. Dopotutto, quasi tutte le attività di
un'organizzazione possono essere considerate
"progetti".
Oltre all'aumento
dell'efficacia, una corretta gestione di progetti
permette di risparmiare tempo, risorse umane e
denaro.
Knowledge Master fornisce le funzioni che
risolvono i problemi della gestione di progetti:
- Classificazione
degli elementi del progetto. Questo facilita la
selezione dei gruppi di elementi e dei dati sui quali realizzare
ricerche e calcoli. Le classi possono possono
essere graficamente identificabili, per una più
rapida percezione.
- Con Knowledge
Master è possibile utilizzare dimensioni
(livelli). Organizzandolo in livelli, un
progetto può avere qualunque misura, e tenerlo
sempre "a vista".
- Ricerche sui
campi specifici.
- Calcoli
numerici sui singoli dati o colonne. Realizzare calcoli
cambiando i valori del progetto facilita la
verifica delle alternative nel progetto, una
sorta di simulazione dinamica. Cosa
accadrebbe se il valore del dato X fosse...?
- Analisi dei
dati con le
più comuni funzioni statistiche.
- Creazione del
cronogramma di progetto con diverse opzioni di
precisione.
- Esportazione
del "progetto" ai principali formati
d'interscambio quali XML, HTML o
testo.
- Esportazione
delle tabelle di dati al formato CSV (accettato
anche da Excel e da tutti i sistemi per basi di
dati).
- Identificazione,
selezione
e valorizzazione di percorsi nella rete di
attività del progetto.
- Acceso a basi
di dati ODBC.
- Creazione
dell'organizzazione del progetto in modo
interattivo o da diversi formati quali XML o
testo strutturato.
- Creazione
dell'organizzazione del progetto da un modello
generico di progetto già contenuto in Knowledge Master e che
può essere adattato ai bisogni particolari del
progetto.
Una mappa di
esempio sul controllo di un progetto con
Knowledge Master è scaricabile nella pagina di
Mappe di esempio
L'esempio grafico dell'integrazione attiva di
conoscenza e dati.
A chi risulta
utile la gestione progetti con
Knowledge Master?
- Alle organizzazioni.
- All'impresa, per
progetti convenzionali (costruzione, ecc.) e di
gestione della conoscenza.
- All'organizzazione
non lucrativa di utilità sociale (ONLUS).
- Alle biblioteche e
centri d'informazione.
- Ai gruppi di
consulenti, con progetti propri o dei loro clienti.
- Agli specialisti e
professionisti.
- È molto
utile a scuole e università
che presentano materie relazionate con la gestione di
progetti o di organizzazioni.
- A chiunque debba
analizzare, organizzare e controllare progetti en
generale.
Knowledge Master ed il
Project Management Body of Knowledge
(PMBOK)
Il
Project Management Body of Knowledge è una
collezione di processi e aree di conoscenza accettate in
generale come "migliore prassi" nella disciplina di
gestione progetti. Essendo uno standard
riconosciuto (IEEE Std 1490-2003), fornisce le basi per la
gestione progetti, indipendentemente dal tipo di progetto,
sia di costruzione, di software, d'ingegneria, industriale,
ecc.
PMBOK riconosce 5 gruppi
di processi basilari e 9 aree cognitive tipiche di quasi
tutti i progetti:
I 5 gruppi di
processi basilari secondo la loro posizione nel ciclo vitale
di un progetto sono:
-
Iniziazione
di processi
-
Pianificazione
di processi
-
Esecuzione di
processi
-
Monitoraggio
e Controllo di processi
-
Chiusura di
processi
I processi si
sovrappongono ed interagiscono attraverso il progetto o
attraverso le su fasi. I processi vengono descritti in
termini di:
-
Ingressi (documenti, piani,
schemi, progetti, ecc).
-
Strumenti, Tecniche
e Tecnologie (i processi e meccanismi applicati agli
ingressi)
-
Uscite (documenti, prodotti, ecc).
Le nove aree di
conoscenza omogenee sono:
-
Gestione di Integrazione
del progetto, orientata a mantenere una visione olistica
della pianificazione, esecuzione e controllo del
progetto nel suo insieme.
-
Gestione della
Portata del Progetto, orientato alla gestione dei
requisiti del progetto
-
Gestione dei
Tempi del Progetto
-
Gestione del Costo del Progetto, orientato alla pianificazione
e controllo dei costi
-
Gestione della
Qualità del Progetto, orientata alla Pianificazione,
Gestione e Controllo della Qualità
-
Gestione delle
Risorse Umane del Progetto
-
Gestione della Comunicazione
all'interno del Progetto
-
Gestione dei
Rischi nel Progetto
-
Gestione degli
Acquisti per il Progetto
Ognuna delle aree
cognitive contiene alcuni o tutti i processi della Gestione
del Progetto: Pianificazione degli Approvvigionamenti, Selezione delle fonti, Contratti, ecc.
Una buona
parte del PMBOK
è esclusiva
della Gestione Progetti. Alcune aree si intersecano
con aree dell'amministrazione generale e di altre discipline
della Gestione: (Pianificazione,
Organizzazione, Gestione del Personale, Controllo di
Processi e di Operazioni, Comportamento dell'Organizzazione, ecc.
Come
Knowledge Master
facilita l'applicazione dei principi del
Project Management Body of Knowledge
(PMBOK) alla
Gestione Progetti.
» Knowledge Master
permette di descrivere i processi in forma
grafica, stabilendo le precedenze e forme di comunicazione
tra operazioni del processo, e tra operazioni di diversi
processi, e così tra processi.
» Le possibilità di
strutturare tutto il progetto in dimensioni (strati)
permette di creare un'organizzazione unica nella quale è
possibile integrare:
» Ogni attività di
progetto o operazioni di processo può avere associati
attributi (valori) numerici, di date, letterali, e logici.
»
Tutti gli attributi possono essere utilizzati in
calcoli e ricerche.
»
Knowledge Master offre un'interfaccia operativa
aperta, personalizzabile, illimitata, disposta per i
tipi di progetto più diversi.
» Tutta la
documentazione del progetto e dei processi può essere
associata ai nodi corrispondenti, per ottenere un deposito
documentario strutturato alla misura del processo,
operazione o progetto.
»
Le possibilità di esportare i contenuti ai formati
d'interscambio più frequentemente usati, facilitano la
riutilizzazione dei dati e della conoscenza di tutto il progetto
in altri programmi.
Knowledge Master offre anche nel suo aiuto
contestuale una guida sull'iniziazione di un
progetto ed un glossario specializzato, che sono
sicuramente utili tanto all'amministratore esperto quanto
al principiante.
KM è autonomo, non ha bisogno della presenza di altri
programmi per l'esecuzione di queste funzioni.
Gli utenti della
licenza enterprise di Knowledge Master
usufruiscono di un servizio specializzato
di consulenza per l'amministrazione di progetti.