Alcune persone possono pensare
che la gestione della conoscenza
è, di nuovo, "lo stesso cane con
un altro collare". Molti
scettici considerano (quasi
si può dire "in modo naturale"),
che qualunque nuovo approccio è
cosa vecchia o sbagliata.
In realtà, la gestione
della conoscenza
è nuova ed è vecchia, come
qualunque sistema di pensiero
che abbia un valore, e la
combinazione di idee che la
sostiene (e della quale tutti
siamo stati da sempre
consapevoli) dovrebbe restituire
agli interessati la fiducia sul
tema. L'idea della
Gestione della Conoscenza
non proviene da consulenti, ma
rappresenta la risposta pratica
e sostanziale di manager e
specialisti alle necessità
dell'economia e della società:
la globalizzazione, le
tecnologie della comunicazione e
la prospettiva cognitiva
dell'impresa o organizzazione in
genere. La gestione della
conoscenza
ha tra i suoi obiettivi la
competizione e il mantenimento
degli assetti cognitivi
dell'impresa.
La
globalizzazione si assume buona
parte delle responsabilità,
derivanti dalla complessità e
dal volume del commercio
mondiale che non ha precedenti.
La quantità di concorrenti,
prodotti e canali di
distribuzione cresce
costantemente, l'influenza dello
sviluppo tecnologico
dell'informazione e
comunicazione fa sì che si crei
un 'atmosfera frenetica
nell'impresa che si sente sotto
"la spada di Damocle" della
competitività più spinta. Questa
accelerazione in uno spazio
incerto fa che le organizzazioni
si domandino:
-
Cosa sappiamo?
-
Chi lo sa?
-
Cosa dovremmo sapere che non
sappiamo?
-
Chi ha bisogno di sapere e
cosa?
-
Acquisisce la nostra
organizzazione conoscenza al
di fuori di se stessa?
-
Misuriamo e assegniamo un
valore all'attivo cognitivo?
Una conseguenza non intenzionale
dell'utilizzo delle TIC è il
valore superiore della
conoscenza che non è
digitalizzata, codificata o
facilmente distribuita al di
sopra dell'informazione e dei
dati. Nella stessa misura in cui
l'accesso all'informazione si
amplia e si diversifica, il
valore delle capacità
cognitive ancora non
rappresentate in modo da poterle
gestire si fa ogni volta più
importante. Come risultato, i
componenti cognitivi quali
valutazione,
progettazione,
leadership,
persuasione,
discernimento,
creatività, innovazione,
estetica e senso
dell'umorismo acquisiscono
un valore crescente. Già si
riconosce che, sebbene
l'informazione sia uno dei
valori più importanti in
un'organizzazione, cosa
significano e significheranno
queste capacità cognitive già
emerge con potenza e chiarezza.
Il prezzo che molte imprese
pagano per l'omissione di queste
prospettive porta a questa
considerazione. Questa onda,
sebbene prevedibile, si è
convertita in uno tsunami
che ha trovato i grandi
produttori specializzati in
software per l'elaborazione dati
e informazione a ridefinire in
modi assai (e pericolosamente)
riduttivi la Gestione della
Conoscenza come il
"trasferimento di documenti e
dati".
La
Gestione della Conoscenza
parte dalla comprensione del
valore critico degli altri
fattori, meno "tipici" che sono
il documento o il dato,
e la consapevolezza della
necessità di trovare modi per
sostentarla e ottenere da essa i
benefici strategici. La
differenza tra la
conoscenza organizzativa
("organizzazionale") e
dati ed informazione
è, oltre a effettiva, intuitiva.
Per molti addetti ai lavori la
conoscenza è semplicemente il
risultato fondamentale, che
spiega di per se la produttività
interna, dopo aver valutato ed
analizzato tutti gli altri
aspetti economici aziendali.
Dopo una breve analisi, è facile
capire che anche l'informazione
"perfettamente gestita" ci
lascia lontani dal Nirvana della
produttività e innovazione
altamente efficace. Oggi
l'argomento è stato abbastanza
sviluppato ed è sufficientemente
maturo come per "staccarlo" dal
campo teorico;é già possibile
infatti organizzare progetti
reali di gestione della
conoscenza.
La dimostrazione dei termini di riferimento:
dato, informazione e conoscenza
I
dati sono fatti sugli
eventi. La quantità di soldi o
quantità di articoli in una
transazione sono "dati". La base
dati è essenziale per
raccogliere ed immagazzinare i
dati e organizzare i report.
Questi report sono
costituiti da dati formattati, e
per questo valore aggiunto
possono essere considerati "informazione".
I dati sono importanti per
misurare costi, velocità,
quantità, totali, capacità, ecc,
dell'organizzazione. Senza
interpretazione, "più
dati
non fanno più di
meno dati".
Le decisioni richiedono dati che
sono stati convertiti in
informazioni utili,
"consumabili".
L'informazione é costituita
da dati raccolti, organizzati ed
interpretati. Se i dati sono
lettere, organizzare le lettere
in parole intelligibili, è
informazione. Se i dati
rappresentano clienti,
organizzare la lista in un
formato utilizzabile, può essere
l'informazione necessaria.
L'informazione richiede
un processo di comunicazione tra il mittente e il
ricevente. L'informazione può essere un "bip" o
un messaggio udibile che comunica che qualcuno
arriva alla porta. Il bip da forma al dato e ci dice
che dobbiamo agire. Normalmente il ricevente decide
quando il messaggio è realmente informazione o "rumore"
o un altro tipo di dato. Il contenuto del messaggio
può essere incidentale e riflette il giudizio,
capacità o intelligenza del mittente. Il "rumore"
limita la comunicazione. Non esiste comunicazione
senza rumore.
L'informazione si sposta nelle
organizzazioni in forma di
carta, voce e documento
digitale. Gli esempi sono la
posta su carta, le pagine HTML,
riviste, posta elettronica,
posta vocale e altre
trasmissioni via computer,
l'informazione può essere
generata da persone o macchine.
L'immagazzinamento e
trasmissione dell'informazione
dipende molto dalla tecnologia.
La
conoscenza individuale è il
risultato di un processo di
apprendimento e cambiamento nel
comportamento che avviene in una
persona dopo avere
interiorizzato l'informazione.
La conoscenza è un'integrazione
di valori, esperienze ed
informazione come parte di un
modello mentale.
La conoscenza
nell'organizzazione è il
risultato dell'integrazione del
pensiero collettivo
materializzato nelle migliori
pratiche, dei modelli mentali
dello staff, della gestione dei
processi d'impresa, tanto della
business intelligence, quanto
della gestione e controllo della
conoscenza tacita. Anche le
imprese hanno una percezione,
una memoria dinamica e una
memoria a lungo termine.
Le "migliori pratiche" sono in
costante evoluzione e soggette a
rivoluzioni.
La
conoscenza si costruisce nella
mente delle persone, degli
esperti. La conoscenza
collettiva di un'organizzazione
è evidenziata dal loro
atteggiamento e comportamento
imprenditoriali. La produzione
d'informazione, le routine
organizzative, i processi
d'impresa e la cultura degli
affari costituiscono l'essenza
del comportamento
imprenditoriale. Le
organizzazioni (imprese,
organizzazioni di governo ed
altre) hanno cura di non
confondere conoscenza
con informazione o
gestione della conoscenza
con tecnologia
dell'informazione.
Tecnologie
cognitive: le basi della conoscenza
-
I dati sono elementi
discreti.
-
L'informazione testuale e le
liste sono lineari,
continui.
-
La conoscenza è
strutturale, reticolare,
fatta di nodi e relazioni,
multidimensionale. È sempre
aperta. Le basi di
conoscenza sono lo
strumento per la gestione
della conoscenza, per il
ragionamento, per la
rappresentazione di processi
e per l'elaborazione di
idee. L'informazione
testuale non è conoscenza,
ma contiene conoscenza
codificata, da decodificare,
da valutare.
Le basi di conoscenza hanno
associate le funzioni per
l'analisi, la simulazione e
le ricerche di diverso tipo:
la ricerca semantica,
testuale, per categoria, per
similitudine, in strutture
di dati di diverso tipo. La
base di conoscenza, per la
sua interfaccia grafica (reti
semantiche o
concettuali), è la
piattaforma strutturata per
l'esercizio della creatività
e dell'innovazione, e per
l'esercizio della "business
intelligence".
Spesso per l'analista,
gestore della conoscenza o
manager, è più conveniente
associare le proprie
strutture di dati alla base
di conoscenza per realizzare
i propri calcoli, analisi,
ricerche, gestione di
progetti e simulazioni.
Questo le permette di
lavorare con dati di diverso
tipo senza abbandonare il
contesto cognitivo. Sono
diverse le attività che in
una organizzazione (impresa
o di qualunque altro tipo)
vengono facilitate da queste
tecnologie, aprendo la via
ad innumerevoli valutazioni
e valorizzazioni:
-
Gestione
di progetti.
-
Modellazione e
Gestione di processi.
-
Cattura e gestione della
conoscenza tacita.
-
Riduzione della
complessità.
-
Pareto 80/20.
-
Loop causale.
-
EFQM
(European Framework for
Quality Management).
-
Catena di Valore.
-
Analisi del Concorrente
-
SWOT
(Forze, Debolezze,
Opportunità, Minacce).
Molte di queste risorse di
produttività si trovano già
tra i modelli fondamentali
per l'analisi d'impresa in
Knowledge Master.
Altre possono essere
costruite con le risorse
disponibili in KM.
La tecnologia cognitiva di
Knowledge Master contiene
inoltre la soluzione per la
gestione dei contenuti.
I contenuti di una base di
conoscenza possono essere
esportati ai formati
d'interscambio più
frequentemente usati, anche
in contesti tecnologici
evoluti. Questo significa
che una base di conoscenza
di KM può essere esportata a
XML, riutilizzabile in
qualunque sistema di base
dati, ad HTML, rendendola
indipendente in un browser o
i suoi dati, a CSV.
Conoscenza e tecnologia
dell'informazione
La tecnologia è un
componente fondamentale
della
gestione della conoscenza, ma è l'interazione umana con
l'informazione rappresenta
in formato cognitivo (reti
semantiche, basi di
conoscenza concettuale)
quello che permette e
semplifica il ragionamento,
l'innovazione, e la
strutturazione della
strategia.
È corretto
riconoscere come tali i dipartimenti SID (sistemi d'informazione per la
direzione) o
SAD (Sistemi Automatizzati di Direzione) o TI (tecnologia
informativa). SID e TI sono dipartimenti che si occupano di come
la tecnologia può servire agli obiettivi dell'organizzazione. La
gestione della conoscenza si occupa delle
capacità e della conoscenza d'impresa che influisce sul modo in cui
l'organizzazione viene condotta. Ogni concetto della gestione della
conoscenza si applica allo stesso modo nel settore impresa che
nelle organizzazioni di governo, di volontariato o di qualunque altro tipo.
Ogni organizzazione, da quelle di poche persone (o studi professionali) a
imprese gigantesche necessita di metodi o strumenti per raccogliere,
rappresentare, immagazzinare, condividere e gestire la conoscenza. La
gestione della conoscenza e la TI hanno
una relazione simbiotica. La TI rende possibile la condivisione veloce
delle strutture cognitive, ma è l'essere umano quello che determina l'analisi
idonea e essenziale con la quale contribuire al (e derivare dal) sistema di
conoscenza.
Sebbene i dati e
l'informazione sono
tributari obbligatori della
gestione della conoscenza,
l'analisi razionale (ed
irrazionale) che stimola la
creatività e porta
all'innovazione e al
perfezionamento non può
essere sostituita da una
ricerca approfondita (o
data mining) in una base
dati (o
datawarehouse). Come
rappresentare processi o
ridurre la complessità in un
altro modo che non sia la
rappresentazione
strutturale, reticolare. La
business intelligence
si basa precisamente su
questi principi.
Spesso la gestione di una
vasta quantità
d'informazione è molto
complessa e aumenta i costi.
La capacità di analisi e la
creatività non vengono
stimolate con un grande
volume di dati.
La Gestione della Conoscenza
e la Gestione
dell'Informazione, non
soltanto non si escludono
mutuamente, ma si
beneficiano reciprocamente.
Entrambi le risorse sono
indispensabili, anche se
sono cose diverse.
La conoscenza "d'impresa",
dell'organizzazione.
Si sa che come media, il
90% della conoscenza
necessaria per l'operatività
del posto di lavoro (e di
conseguenza
dell'organizzazione) è di
tipo tacito: "conoscenza
tacita". Per presentarlo
in un'ottica euclidea,
sarebbe possibile
sostituire un impiegato
efficace con dati o
informazioni?
Intuitivamente, la
maggioranza delle persone
percepiscono che il termine
conoscenza implica una
visione più ampia, più ricca
e più intellettuale del
mondo (e anche del mondo
circoscritto dell'impresa o
dell'organizzazione) che
informazione o dato.
La conoscenza è creata e
condivisa da esseri umani.
Questi non sono criteri
della psicologia, che poco
si occupa di dati e
informazione. Anche se la
definizione ha un
consistente valore logico,
la sua applicazione è molto
pragmatica.
Questa definizione chiarisce
che la conoscenza non è
qualcosa di evidente e
semplice. Non è
"immagazzinabile" anche se
rappresentabile. È
"gestibile" soltanto quando
è rappresentata. La
conoscenza è tanto fluida
quanto le persone che la
costruiscono e la
utilizzano. La
conoscenza esiste nelle
persone come parte della
loro complessità, che ci
rende umani; ci può sembrare
una cosa molto concreta o
molto astratta.
La trasformazione dell'informazione in conoscenza
avviene quando le persone: 1) comparano e integrano
nuova informazione con la conoscenza precedente; 2)
immaginano le conseguenze di decisioni o atti; 3)
condividono e comparano idee con altri.
Espressioni assurde (ma
frequenti):
-
"il sistema si basa sulla gestione della conoscenza,
che si valuta attraverso una lettura specifica" ...
per "certificazione delle competenze".
-
"il risultato di una ricerca profonda e molto
dettagliata aiuta a comprendere i problemi e a
pianificare il futuro".
Aumenta la consapevolezza da
parte degli economisti,
strateghi, professori e analisti
del fatto che un'impresa può
essere meglio considerata come
l'integrazione delle sue
capacità, in qualche modo
relazionata con la sua storia e
limitata nella sua efficacia
dalle sue capacità cognitive e
sociali. La componente
principale dell'organizzazione è
certamente la
conoscenza,
che è principalmente tacita e
specifica dell'impresa.
Queste idee hanno avuto un
grosso impatto nei dirigenti
attraverso la stampa, i libri,
programmi per lo sviluppo della
direzione, corsi e conferenze.
Anche se le nuove idee hanno
spiazzato totalmente la
concezione antica che le
imprese sono principalmente
elaboratori d'informazione,
macchine produttive e strutture
rigide quasi militari, le
imprese si dimostrano
sufficientemente potenti per
organizzare la propria gestione
della conoscenza.
L'impresa apprende
L'impresa apprende facendo. I
lavoratori apprendono
dall'esperienza. Se l'impresa è
capace di gestire meglio il
processo di apprendimento, può
superare le limitazioni imposte
dal concetto stesso di
conoscenza tacita - può
aumentare la sua efficienza.
L'apprendimento
nell'organizzazione va molto
oltre gli addestramenti e i
corsi, e sviluppare queste
strategie di apprendimento è uno
degli aspetti più importanti
della gestione della conoscenza.
Per
quanto riguarda l'apprendimento
"d'impresa", un altro
stimolatore della gestione della
conoscenza che si origina
nell'economia e più direttamente
dai gestori della
conoscenza, (i Knowledge
Manager o Ingeneri della
Conoscenza) è come scoprire o
riconoscere le variazioni di
effettività. Perché le
organizzazioni che realizzano le
stesse operazioni globali
conseguono spesso risultati
sostanzialmente diversi, anche
se i lavoratori delle imprese
hanno accesso alla stessa
informazione, e alle stesse
tecnologie e risorse d'impresa?
Esempio: Una nota azienda
multinazionale dedita alle
perforazioni di pozzi profondi
decise di analizzare,
utilizzando un approccio
cognitivo, perché diversi
impianti avevano livelli di
efficienza diversi; trovarono
che c'erano differenze nella
conoscenza e nella pratica,
conoscenza che è principalmente
tacita e non documentata. La
multinazionale si attivò
affinché questa conoscenza
locale più efficace fosse
utilizzata a livello globale,
raggiungendo così livelli di
risparmio significativi ed uno
status leggendario nei circoli
della gestione della conoscenza.
Studi sociologici su questa
rivoluzione (i principi
sottostanti al "lavoro con la
conoscenza") cristallizzano e
valorizzano il senso chiaro che
"qualcosa di diverso sta
accadendo a livello globale nel
mondo del lavoro".
È
forte l'interesse nella ricerca
delle strutture complesse delle
comunità di lavoro che danno
ovvia rilevanza alla
gestione della conoscenza.
Tutti sono d'accordo che
la conoscenza esiste e cresce
principalmente in queste
strutture, e hanno iniziato a
studiare quelle reti e comunità.
Quasi sin dall'inizio, la
gestione della conoscenza
ha esplorato le differenze tra
la
conoscenza tacita e la
conoscenza esplicita, tra
"sapere come e perché" e
"sapere cosa". Questa
distinzione essenziale, già nota
nell'antichità, sembrava che
fosse dimenticata, quando si
misero in circolazione una
straordinaria quantità di
sistemi per l'automatizzazione
del lavoro di routine. È
sbalorditiva
la quantità di dati disponibili
(non esente da costi). La
conseguenza paradossale e
impressionante, è il risultante
incremento del valore della
conoscenza tacita, "non
formalizzata", che non
esiste nelle basi dati e che
pertanto non è ricercabile né
tanto meno identificabile.
Questo valore ha due fonti: una
è la scarsità (il valore
dell'esperticità, che non è
semplicemente copiabile e tanto
meno disponibile all'accesso);
l'altra è l'applicazione
pratica
di questa conoscenza.
La pratica
Le
attività che contribuiscono con
la maggior parte dei contenuti
alla gestione della conoscenza
sono la gestione
dell'informazione,
l'attenzione alla
qualità
(l'innovazione), i
fattori umani
(il capitale umano), e i
risultati dell'analisi propria
dell'intelligenza
d'impresa.
La
gestione dell'informazione si
occupa degli aspetti
informativi, in termini di
valorizzazione, di tecniche di
operazione e controllo, e di
schemi di accesso. In questo
caso "informazione" significa
documenti, dati e messaggi
strutturati.
La
Gestione dell'Informazione ha
messo in rilievo che non
tutta l'informazione è prodotta
uguale, che diversi tipi
d'informazione hanno diversi
valori e che pertanto devono
essere gestite in modo diverso.
Questa percezione (che si
avvicina più alla conoscenza)
rimane nel DNA della gestione
della conoscenza. Si vede
chiaramente con la pratica quali
tecniche o tecnologie sono più
appropriate per la condivisione
dei diversi tipi di conoscenza.
Le
tecniche dell'attenzione alla
qualità furono applicate ai
processi di produzione, mentre
la gestione della conoscenza ha
un obbiettivo più ampio, che
include metodologie che
apparentemente non sembrano
prestarsi alla misurazione o che
hanno una definizione poco
chiara. Nonostante ciò una parte
importante del processo di
gestione della conoscenza
consiste (tra le altre cose) nel
rendere visibile quindi fare
emergere la conoscenza e,
pertanto sviluppare processi di
conoscenza e strutture di
controllo. Questo è un approccio
ereditato dalle tecniche di
analisi e miglioramento
sviluppate per il settore della
qualità.
Nella pratica, la nostra
comprensione del capitale umano
(e l'importanza
dell'investimento
corrispondente) tende ad essere
distorta o diluita. Il messaggio
essenziale dai ricercatori del
capitale umano è il vantaggio
finanziario delle organizzazioni
e imprese che investono nelle
persone, principalmente in
formazione e addestramento.
Questo tipo d'investimento ha un
tasso di ritorno molto alto in
termini di maggiore produttività
nel lavoro e sviluppo delle
capacità, che in tutte le altre
opzioni d'investimento. Molte
organizzazioni ancora vedono i
loro impiegati e programmi di
formazione come spese, più che
come investimenti.