Para prosperar en este contexto, las empresas necesitan basarse no sólo e la propia capacidad de procesar datos, sino también en la creatividad e innovación de su gente - tanto dentro como fuera de la organización.
¿Qué es la gestión del conocimiento?
 Una
empresa no es una máquina, sino un organismo
vivo. Su sangre es la información, su linfa es
el conocimiento.
A través de Knowledge management, se reconocen los
métodos y los recursos de software que permiten la organización, la compartición y la
capitalización del conocimiento de la empresa, el conocimiento
de la propia actividad económica.
El knowledge management se ocupa de los aspectos
críticos de la adaptación, la supervivencia y la
competencia de las organizaciones
frente al cambio ambiental en crecimiento discontinuo.
Esto comprende la capacidad organizativa de
procesamiento de las tecnologías de la información, y
la capacidad creativa e innovadora de los seres
humanos. La GC trata de hacer el mejor uso del
conocimiento disponible a la organización, creando
nuevo conocimiento, incrementando la conciencia de
la realidad y la comprensión en este proceso.
La GC en una empresa se ocupa de las estrategias, procesos y tecnologías para
captar, almacenar, compartir y asegurar la comprensión, el conocimiento profundo
y la propia identidad (las características distintivas) de la empresa. La GC en una empresa está fuertemente ligada a
la ventaja competitiva, a la innovación y a la agilidad. El conocimiento es un
proceso (considerado por algunos como
“de múltiples capas y polifacético, que comprende cognición, acciones y
recursos”), el knowledge management es un concepto y un proceso. El
conocimiento está almacenado en la mente del individuo o codificado en procesos,
documentos, productos, servicios, instalaciones y sistemas de la organización. En
consecuencia, para poderlo gestionar, el conocimiento debe ser registrado, debe
ser representado.
La GC da prioridad al modo en el cual la gente construye y utiliza el
conocimiento. Esto deriva de las ideas acerca de los sistemas complejos, a
menudo haciendo uso de metáforas orgánicas para describir el aumento del
conocimiento. Está estrechamente relacionado con la innovación y el aprendizaje
organizativo continuos. Reconoce que el aprendizaje y las acciones son más
importantes para el éxito de la empresa que la diseminación y la imitación.
Según Bukowitz y Williams (1999), la gestión del conocimiento es un "proceso
a través del cual la organización genera riqueza a partir de sus activos
intelectuales o basados en el conocimiento".
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Un tópico fundamental de la gestión del conocimiento es el conocimiento tácito
Generalmente, se distingue claramente la información
tangible de la empresa, contenida en bases de datos o
documentos (impresos o digitales), de la información
intangible que procede del conocimiento, del know-how y
de la experticidad del personal de la empresa (al
cual se hace referencia como
"capital inmaterial"); en términos cognitivos: "conocimiento tácito".
En efecto, los recursos humanos de una empresa es lo
que constituye la fuerza, la reactividad y el dinamismo o, más precisamente el trabajo sinérgico de todo el
personal.
El término "inteligencia colectiva",
que es crecientemente citado en la literatura
científica, evidencia el hecho de que la buena operación
de una empresa depende principalmente de la posibilidad
de disponer de la información relevante en el momento
preciso.
La gestión del conocimiento es multiforme y tiene
objetivos diversos. La GC involucra el personal de
la empresa y se sustenta vagamente en el sistema de información
empresarial (conocimiento explícito). En pocas palabras,
trata de identificar y valorizar el capital cognitivo de
la empresa.
Incorporar el conocimiento tácito en tecnologías y decisiones
requiere dirigentes que se sientan cómodos con
las imágenes y los símbolos, como por ejemplo con la
representación del conocimiento.
El proyecto de gestión del conocimiento
Con el actual desarrollo de las tecnologías de
información y comunicación, el efecto inverso puede ser
la sobre-información, a veces cualificada como
"contaminación informacional" que es realmente "opresión
textual o de datos":
"la sobrecarga
informacional quema
y agota la información"!
El objetivo de un proyecto de gestión del conocimiento
es, consecuentemente, identificar, capitalizar y
valorizar el capital intelectual de la empresa,
involucrando todo el personal. Un proyecto de gestión
del conocimiento es articulado en
fases, frecuentemente conocidas como el "círculo
virtuoso de la gestión del conocimiento":
1)
localización del conocimiento (identificándolo a la fuente),
2) preservación del conocimiento (en un "depósito" de conocimiento, presumiblemente en un instrumento para la gestión del conocimiento),
3) valorización del conocimiento,
4) formalización y compartición del conocimiento.
Iniciar un proyecto de gestión del conocimiento es
más a menudo la evidencia de una convicción profunda que
de un puro cálculo financiero, y generalmente debe ser
apoyado por la más alta dirección, sin el cual el
proyecto ni siquiera despegaría (colapsaría antes).
De hecho, el proyecto no puede reducirse a la
instalación de un sistema de gestión documental (como
creen algunas personas) en una red o sistema
colaborativo de cualquier tipo. Es algo muy diferente.
Algunas actividades en el trabajo de la gestión del conocimiento:
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Crear sistemas y/o procesos interrelacionados para asistir a las personas (dirigentes, estudiantes, empleados...) en la creación y transferencia del conocimiento de una entidad a otra.
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Creación de bases de conocimiento - best practices, procesos, directorios de expertos, inteligencia de mercado, representaciones de procesos, etc.
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Gestión activa de procesos - recolección, clasificación, estructuración, almacenamiento
del conocimiento.
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Desarrollo de centros de conocimiento - puntos focales
para las capacidades cognitivas y facilitación del flujo del conocimiento.
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Introducción de las tecnologías de colaboración - servidores cognitivos para el acceso rápido al conocimiento.
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Organización de comunidades de práctica - redes de expertos que colaboran a través y más allá de los límites funcionales y geográficos de la organización.
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Creando una estructura lógica y desarrollando un sistema de aprendizaje que permitan el perfeccionamiento continuo. Acaudalar el conocimiento para lograr el poder.
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El knowledge management
puede ser algo costoso, pero no saber qué es lo que
sabemos (¿ignorancia?) es aún más costoso!
La Gestión
del Conocimiento da más beneficios con los mapas o redes
semánticas que con
los modelos, más de los mercados que de las jerarquías.
Otro aspecto importante es la gestión de procesos
Los proyectos de gestión
del conocimiento se focalizan en la organización
de los empleados en comunidades de práctica y en la
construcción de depósitos de las prácticas mejores
o al menos probadas. Esta es de norma una actividad de
Gestión de Recursos Humanos (GRU - HRM). Hay una conexión muy estrecha
(y a menudo omitida) entre la GC y los procesos de
ingeniería y de
 administración, fundiéndoles en una
arquitectura única, holística y consistente que debe
tener un impacto positivo en la inteligencia empresarial,
ya que el beneficiario primario de las prácticas de la
GC es precisamente los
procesos de gestión. De hecho, recíprocamente, cualquier tipo de esfuerzo de proyección
o diseño de procesos tiene también una dimensión de GC,
que el staff creará automáticamente para usar ese
conocimiento.
La mayoría de los procesos de negocios contienen procesos de larga duración múltiples y asíncronos, y
muchos contenidos de todo tipo, que incluyen datos,
información y conocimiento.
Es sintomático que cuando un proceso de empresa se
detiene,
a veces con un chirrido estridente, es cuando se busca
el conocimiento, se crea o se actualiza.
Cuando los procesos de empresa no se documentan ni se
describen, la reingeniería de los procesos se vuelve muy
difícil.
Conocimiento
explícito
El conocimiento explícito (o mejor aún: "información") puede ser una fuente de ingreso a la práctica de la gestión del conocimiento, una referencia. El conocimiento tácito, difícil de obtener y almacenar, comprende las ideas, las habilidades, la experticia, las maestrías... que se encuentran en nuestras preciosas mentes, que se desarrollan en la medida que se inmergen en el flujo de
las actividades de trabajo. Una buena compartición del conocimiento explícito no es simple, pero identificar, extraer, compartir y sacar provecho del conocimiento tácito es una empresa extenuante. Calcular su ROI corresponde a encontrar un medidor o manómetro para medir lo inmaterial.
La gestión de proyectos con la gestión del conocimiento
En la gestión de proyectos, por ejemplo, es
posible observar la evolución de la etapas/fases
relativas a las diferencias entre costos estimados y
costos reales, no el nivel de innovación.
Los objetivos de la aplicación de las estrategias y
tecnologías de GC son la reducción de los rechazos, las
demandas judiciales y la falta de calidad; la
estimulación del crecimiento constante, de ser más
competitivos, de constante adaptación al cambio
constante. Es difícil reconocer la proporción de las ganancias
que pueden ser atribuidas a la GC, pero sabemos
que es a través e esos términos que las utilidades
producidas por la GC pueden ser expresadas.
La comparticipación del conocimiento
tácito)
El propósito de distribuir la información es
estimular su compartición. El
conocimiento no compartido es un riesgo industrial.
El caso clásico: La persona clave que trabaja sola en
una empresa desaparece: muere, se retira, se va con un
competidor, o simplemente se va. La dirección de la
empresa se da cuenta de que la mayor parte del tiempo
ese empleado ha trabajado solo. Es muy peligroso y
riesgoso dejar una cierta cantidad de un cierto
conocimiento a una única persona.
No pensar que esto se refiere sólo a personal calificado
o a dirigentes. Si un grupo de contramaestres (Ej. de la
misma edad) se va de la fábrica al mismo tiempo, una
reacción de la gerencia es seguramente importante. A
veces las pérdidas resultantes de una no-decisión (o no-inversión)
no tiene precio.
Los retiros anticipados y la movilidad de la fuerza de
trabajo conducen a pérdidas de conocimiento.
Demasiado a menudo, el conocimiento existe con muchos
puntos de vista en lugar del "mejor pensamiento"
colectivo. Es ocasional aunque no integral de la
empresa. Y, lo más importante, está disponible, pero no
se usa mucho. El conocimiento de la empresa debe ser
trazable y reutilizable.
Sin la necesidad de hacer
cálculos, dedicando alguna tecnología, alguien, y con la
participación de parte del personal a esta actividad,
parece tener un valor inestimable.
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Áreas de aplicación
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Aunque las técnicas de GC pueden ser aplicadas a
cualquier función de empresa, el mayor interés
se aplica actualmente al conocimiento tácito, a
la gestión de procesos, a las capacidades
fundamentales, a la globalización, a las
habilidades, en la Gestión de los Recursos
Humanos, a la R&D, al marketing y a la ERP
(Planificación de los Recuros de la Empresa.
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La mayor
parte de nuestro aprendizaje
(alrededor del 80%) tiene lugar informalmente, y mientras la mayor parte de las
actividades de entrenamiento departamental son
enfocadas a lo más obvio, las estrategias de la GC
se enfocan también al aprendizaje informal, difuminando la
distinción entre "aprendizaje y desarrollo" y
la GC. En la medida que las organizaciones se dan
cuenta que la teoría y práctica de su gente (su
propiedad intelectual) es lo que determina la diferencia. Esto
significa que es necesario dotar de una
estructura y apoyo contextual a los sistemas de
información para realmente potenciar su valor y
aprovechar la oportunidad del aprendizaje informal,
construir una cultura del aprendizaje óptimamente
integrada.
Otro aspecto principal en la GC es la complejidad del sistema
-
Las fronteras del sistema no están determinadas. El criterio de frontera usualmente se basa en las necesidades y opinión del observador, no es una propiedad del sistema. La complejidad del ambiente se incrementa. Para que la empresa continúe, se requiere que la organización aprenda lo suficiente acerca del contexto y utilice ese conocimiento para cambiar oportunamente el propio comportamiento.
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Los sistemas complejos son no-lineales. Las relaciones simples de causa y efecto entre los elementos son poco frecuentes. Un pequeño estímulo puede causar un grande efecto, o no tener efecto en lo absoluto.
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La complejidad en un sistema está distribuida. Un único elemento específico no sabe qué es lo que sucede en todo el sistema. La complejidad del sistema se crea a partir de las relaciones entre los elementos y, como resultado, ningún elemento en el sistema es capaz de controlarlo como un todo.
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En un sistema complejo, las relaciones entre los elementos
son de corta distancia, o sea, la información llega de los vecinos más cercanos. La riqueza de las conexiones significa que las comunicaciones pasarán a través del sistema, pero muy probablemente serán modificadas a su paso.
-
Una organización es un sistema abierto. Los sistemas abiertos son sistemas complejos, que reciben información, material y energía del ambiente externo, transforman estos recursos en conocimiento, procesos y estructuras que producen bienes y servicios. Debido a esto, los sistemas complejos normalmente no están en equilibrio: a pesar de la aparente estabilidad, el sistema está cambiando constantemente.
Los productos y servicios crecen en complejidad, dotándose de una componente significativa de información.
La Gestión del conocimiento es fundamental para manejar el cambio y la innovación
Los cambios de personal, los métodos de trabajo, los cambios del mercado, las nuevas tecnologías, la competencia, los cambios e innovación en los productos.
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Resultado de utilizar los métodos y estrategias de la GC |
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La aplicación de los métodos de la GC desarrolla
la globalización y perfecciona los sistemas de
trabajo; racionaliza y simplifica los procesos; impulsa el desarrollo de
sistemas eficaces e incide favorablemente en la
reducción de los costos.
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Incremento
de la productividad.
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Mejor posición en el mercado.
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Mejor
utilización de los talentos del personal.
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Los usuarios de la tecnología,
métodos y estrategias de la GC son las organizaciones
que quieren crecer, no aquellas que quieren sólo
sobrevivir. Para saber
QUÉ,
se necesita información (conocimiento explícito), para
saber POR QUÉ y
CÓMO, se necesita
conocimiento, gestión del conocimiento.
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La organización que aprende
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En la organización que aprende todo el
mundo aprende, cada uno enseña y es objeto de
enseñanza, cada uno entrena y es a su vez
entrenado.
Si dos corporaciones "del conocimiento"
tienen el mismo potencial intelectual, la
característica primaria que las diferencia es el
hecho de cual de las dos aprende más rápidamente.
La organización que aprende comparte muchas
propiedades fundamentales con la persona que
aprende: la percepción, la memoria, la motivación, la
interpretación (o sea, aprender/no
aprender): el comportamiento adaptativo inicia
un nuevo ciclo de aprendizaje en el curso de la
toma de decisiones en la organización.
Los mercados son cada vez más competitivos y la
velocidad de la innovación aumenta
constantemente. |
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Descripción de las capacidades de
Knowledge Master y de
Knowledge
Server
Siendo el conocimiento tácito
(“el
conocimiento a gestionar”)
una construcción de la mente humana (constituida
por conceptos/ideas, relaciones y categorías),
las bases de conocimiento conceptual de KM
(una extensión tecnológica del enfoque de las
redes semánticas)
son ideales para la representación estructural y la
gestión del conocimiento de empresa.
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Usar estructuras
cognitivas facilita la recuperación y la
actualización de las bases de conocimiento a través
de los puntos clave.
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Los aspectos cognitivos
pueden ser descritos en detalle.
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Las bases de conocimiento
multicapas permiten bases de conocimiento casi
ilimitadas, añadiendo una ulterior precisión
cognitiva. |
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Una base de conocimiento
de KM puede ser utilizada como
interfaz
cognitiva a
un sistema documentario, asociando los documentos
físicos. |
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Las bases de conocimiento de KM pueden ser
conectadas a Internet. |
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Como
plataforma
de
colaboración cognitiva en tiempo real permite el
trabajo de grupo, con videoconferencia y mensajería
instantánea integradas. |
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Muchas funciones de
búsqueda permiten encontrar cualquier cosa en
los contenidos y en las estructuras cognitivas,
facilitando el razonamiento y la toma de decisiones.
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La identificación y el
reconocimiento de los recorridos
permiten
las
descripciones y la explicaciones conceptuales. |
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Reconocimiento automático
de la relevancia. |
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Una base de
conocimiento
puede ser exportada a muchos formatos externos (documentos,
informes,
estructuras de intercambio como el XML, etc.,) para
su reutilización.
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Los beneficios de utilizar "Knowledge Master"
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Descubrir los problemas
reales detrás de nombres y etiquetas usando
funciones avanzadas de análisis. |
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Descubrir enfoques
múltiples
y comprensiones diversas. |
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Utilizar métodos,
instrumentos y procesos de la gestión del
conocimiento. |
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Creación veloz de
prototipos. |
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Brainstorming.
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Explorar situaciones.
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Reacción tempestiva a los
cambios. |
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Utilizar un instrumento
avanzado de apoyo a la decisión: profundizar en el
pensamiento crítico. |
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Reducción de la complejidad. |
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Desarrollar una
representación o descripción, un modelo.
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Razonar sobre un modelo
es más simple que razonar sobre la cosa real.
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Mantener el foco sobre las cosas
importantes en las
reuniones. |
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Desarrollo de
estrategias, resolución de conflictos, análisis de
competidores, organización de proyectos. |
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Estructuración,
descripción, documentación y gestión de procesos. |
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Hacer explícitas las
interdependencias. |
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Identificación de
riesgos. |
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Brainstorming
estructurado. |
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Liberar la creatividad.
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Obtener informes
textuales. |
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Añadir significado con la
categorización. |
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Impresión en diversos
modos. |
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Toma informada de
decisiones. |
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Facilitar la comunicación
entre grupos, ver las consecuencias positivas y
negativas de una acción. |
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Detectar las suposiciones
principales y las áreas de
conflicto. |
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Importar/exportar desde/a XML
y XTM. |
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Desarrollo
de productos. |
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El aprendizaje permanente
es obligatorio, ¡este es también un instrumento para
el aprendizaje permanente! |
El efecto de
los métodos de la gestión del conocimiento en la empresa
es un valor añadido y se mide en dinero, aunque no sea
una partida en el balance.
¡El knowledge management
no es una moda en la empresa, es acerca de hacer dinero
y mantenerse en el mercado!
Referencias:
Bukovitz, Wendi R., & Williams, Ruth L, (1999). The
Knowledge Management Fieldbook. London: Pearson
Education Limited.
Consultoría en Gestión
del Conocimiento e Inteligencia de Negocios
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