Knowledge Master: los mapas cognitivos en la
gestión del conocimiento y de proyectos
Los mapas cognitivos de Knowledge Master constituyen
el recurso ideal para la GC, ofrecen al gestor del
conocimiento una interfaz gráfica que permite la
observación y facilita la percepción y manipulación
directa de la organización
del proyecto y de sus secuencias, funciones cognitivas,
funciones de búsqueda semántica y sobre datos,
plantillas para la inteligencia de negocios y la
posibilidad de la gestión de contenidos. El hecho de
que la estructura de un proyecto esté constituida
por una organización
de actividades, las relaciones entre estas y los
valores correspondientes, asocia espontáneamente el
uso de los mapas cognitivos tanto a la gestión
del conocimiento como a la gestión
de proyectos.
Esas son precisamente las funciones que necesita el
administrador de proyectos, que se integran en el
caso de Knowledge Master con la asociación de las
inevitables tablas
de datos a la organización lógica
y gráfica del proyecto. La estructura de
estas tablas es definida por el administrador.
Al igual que en la GC, el administrador de proyecto
puede personalizar sus tablas con los tipos de dato
que desee. De este modo se obtiene una estratégica
asociación lógica de
conocimiento y datos, útil en más de
una aplicación de la organización o empresa.
Es difícil encontrar
un sector de actividad (desde las empresas a las
escuelas elementales y bibliotecas) en el cual no se
haga proyectos. Los proyectos siempre requieren
análisis, organización
y control, y consumen tiempo y recursos humanos,
técnicos y financieros. Un aspecto importante de la
organización de proyectos es el cumplimiento de las
etapas,
uno de los objetivos más importantes del control.
Muchas de las funciones inclusas en Knowledge Master
(v. 13.0) están orientadas a estos fines. El
prestigio de una organización
depende en buen grado de su eficacia en la gestión
de proyectos.
Además de aumentar la
eficacia, una correcta gestión
de proyectos
permite ahorrar tiempo, recursos humanos y dinero.
Después de todo, casi
todas las actividades de una organización
pueden ser consideradas "proyectos".
Knowledge Master ofrece las funciones que
resuelven los problemas de la gestión de proyecto:
- Clasificación
de los elementos del proyecto, esto facilita la
selección de los grupos y datos sobre los cuales
realizar búsquedas y cálculos.
Las
clases pueden ser gráficamente identificadas,
para una más rápida percepción.
-
En
Knowledge Master es posible usar capas
(dimensiones). Organizándolo en capas, un
proyecto puede ser de cualesquiera dimensiones,
y lo tendremos siempre "a la vista".
- Búsquedas
sobre campos específicos.
- Cálculos
numéricos sobre datos o columnas. Realizar
cálculos cambiando valores del proyecto facilita
la verificación del alternativas en el proyecto,
un tipo de simulación
dinámica.
¿Qué sucedería si el valor del dato X fuese...?
- Análisis de
datos con
las más comunes funciones estadísticas.
- Creación del
cronograma de proyecto con diversas opciones de
precisión.
- Exportación
del "proyecto" a formatos importantes tales como
XML, HTML o texto.
- Exportación de
las tablas de datos al formato CSV (aceptado
también por Excel y por todos los sistemas de bases
de datos).
- Identificación,
selección
y valorización de rutas en la red de actividades
del proyecto.
- Acceso a bases
de datos ODBC.
- Creación
de la organización
del proyecto en modo interactivo o desde varias
fuentes tales como XML o texto estructurado.
- Creación
de la organización
del proyecto desde una plantilla genérica
de proyecto ya
contenida en Knowledge Master y que puede ser
adaptada a las necesidades particulares del
proyecto.
Un
mapa de ejemplo sobre el control de un
proyecto con Knowledge Master se puede
descargar en la página
Mapas de ejemplo
El ejemplo gráfico de la
integración activa de datos y conocimiento.
¿A
quienes resulta útil la gestión
de proyectos con Knowledge Master?
- A las
organizaciones.
- A la
empresa, para proyectos convencionales
(construcción,
etc.)
o de gestión
del conocimiento.
- A la
organización
sin fines de lucro.
- A las
bibliotecas y centros de información.
- A los grupos
de consultores, con proyectos propios o de sus
clientes.
-
Muy
útil a las escuelas y universidades que
presentan materias relacionadas con la gestión
de proyectos o de organizaciones.
- A los
especialistas y profesionales.
- A quien deba
analizar, organizar y ejecutar proyectos, en
general.
Knowledge Master
y el
Project Management Body of Knowledge
(PMBOK)
El
Project Management Body of Knowledge es una colección
de procesos y áreas de conocimiento aceptadas
generalmente como "mejor práctica" en la disciplina
de gestión de proyectos. Siendo un estándar
reconocido (IEEE Std 1490-2003), provee las bases
para la gestión de proyectos, independientemente del tipo de proyecto, sea de construcción, de
software, de ingeniería, industrial, etc.
PMBOK
reconoce 5 grupos de procesos básicos y 9 áreas
cognitivas típicas de casi todos los proyectos.
Los 5
grupos de procesos básicos según su posición en el
ciclo de vida de un proyecto son:
-
Iniciación de procesos
-
Planificación
de
procesos
-
Ejecución
de
procesos
-
Monitoreo y Control
de
procesos
-
Clausura
de
procesos
Los
procesos se superponen e interactúan a través del
proyecto o de sus fases. Los procesos se describen
en términos de:
-
Entradas (documentos, planes, esquemas,
proyectos, etc).
-
Instrumentos, Técnicas y Tecnologías (los
procesos o mecanismos aplicados a las entradas)
-
Salidas (documentos, productos, etc).
Las nueve
áreas de conocimiento homogéneas son:
-
Gestión de Integración del proyecto, orientado a
mantener una visión holística en la
planificación, ejecucion y control del proyecto
en su totalidad.
-
Gestión del Alcance del Proyecto, orientado a la
gestión de los requerimientos del proyecto
-
Gestión del Tiempo del Proyecto
-
Gestión del Costo del Proyecto, orientado a la
planificación y control de los costos
-
Gestión de la Calidad del Proyecto, orientado a
la planificación, gestión y control de la
calidad
-
Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
-
Gestión de la Comunicación en el Proyecto
-
Gestión de Riesgos en el Proyecto
-
Gestión de Adquisiciones para el Proyecto
Cada una
de las áreas cognitivas contiene algunos o todos los
procesos de gestión del proyecto: Planificación de los Abastecimientos, Selección de las fuentes,
Contratos, etc.
Una buena
parte del
PMBOK
es exclusiva
de la gestión de proyectos. Algunas áreas se
intersectan con áreas de la administración general y
de otras disciplinas de gestión: (planificación,
organización, gestión del personal, control de
procesos y operaciones, comportamiento de la
organización, etc.
Cómo
Knowledge Master
facilita la aplicación
de los principios de
Project Management Body of Knowledge
(PMBOK) a la
gestión de proyectos.
» Knowledge
Master permite además la descripción
de procesos en forma gráfica,
estableciendo precedencias y formas de comunicación
entre operaciones del proceso, y entre operaciones
de distintos procesos, y así entre procesos.
»
La posibilidad de estructurar todo el
proyecto en capas o dimensiones (layers)
permite crear una organización
única en la cual es posible integrar:
»
Cada actividad de proyecto u operación
de proceso puede tener asociados atributos (valores)
numéricos, temporales, de fecha, literales y lógicos.
»
Todos los atributos pueden ser
utilizados en cálculos y búsquedas.
»
Knowledge Master ofrece una
interfaz operativa abierta, personalizable,
ilimitada, disponible a los más disímiles proyectos.
»
Toda la documentación
del proyecto y de procesos puede ser asociada a los
nodos correspondientes, para obtener un
almacenamiento documental estructurado a la medida
del proceso, operación, o
proyecto.
»
Las posibilidades de exportar los
contenidos a los más
comunes formatos de exportación
facilitan la reutilización
de los datos y el conocimiento de todo el proyecto
en otros programas.
Knowledge Master ofrece también en su ayuda
contextual una guía sobre la iniciación de un
proyecto y un glosario terminológico
especializado, que pueden ser de utilidad tanto al
administrador experto como al principiante.
KM no necesita de la presencia de otros
programas para la ejecución de todas estas funciones.
Los usuarios de la
licencia enterprise de Knowledge Master
disfrutan de un
servicio especializado de asesoría para la
administración
de proyectos. |